档案管理不简单,4个步骤要牢记:整理,管控,节约和处罚
来源: | 作者:佚名 | 发布时间: 2023-05-19 | 224 次浏览 | 分享到:
档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

小到公司的文件档案,大到人事档案,上至国家,下至单位,每个环节都需要档案管理。

其主要目的就是管理好相关的信息,以备查询和验证。

因此,档案管理是非常重要的。

那么该如何进行档案管理呢?

主要分为如下几个步骤,可以作为参考(各个公司的档案管理大同小异):

1-整理办法:

  • 整理 根据分类和成立时间整理。

  • 分类 根据要求的分类方法分类

  • 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。

2-过程控制管理:

  • 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。

  • 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

  • 办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。


3-借阅管理:

  • 因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。

  • 阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

4-处罚管理:

有下列行为之一,据情节轻重,给予的扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)